Conosci la sensazione di un evento di persona: il ronzio dei partecipanti eccitati, il brusio dei pannelli interattivi, l'energia di un locale gremito. Ma con gli eventi virtuali in continua crescita, aziende e organizzazioni di tutte le dimensioni stanno progettando esperienze digitali che imitano la magia di quelle di persona con tutti i vantaggi di un evento virtuale come un evento televisivo.
Sappiamo che ci sono molte sfide che possono derivare dal passaggio a un'esperienza di evento virtuale. Come pianifichi i contenuti dell'evento? Come si registra l'intero evento? In che modo partecipare?
Ecco una buona notizia: non devi rispondere a queste domande da solo. Abbiamo compilato una guida per aiutare i principianti e gli organizzatori di eventi esperti a lanciare il proprio evento dal vivo con la piattaforma Connect.
Connect è la soluzione di Canale Europa Business per riunire discussioni, membri, dirette, contenuti video, webinar, chat, eventi live molto altro, tutto in un unico posto, integrato nella piattaforma di Canale Europa.
In questa guida imparerai:
Cos'è un evento virtuale?
A differenza degli eventi di persona o ibridi , gli eventi virtuali si svolgono esclusivamente online. Relatori e membri del pubblico si uniscono digitalmente per condividere una breve sessione o un'esperienza virtuale di più giorni.
Se ti sei registrato e hai partecipato di recente a un evento virtuale, probabilmente hai visto discorsi ,presentazioni, talkshow, sondaggi dal vivo, il tutto tramite desktop, tablet o dispositivo mobile.
Il bello di un evento virtuale è che gli organizzatori hanno la piena licenza creativa per progettare un'esperienza coinvolgente perché non sei limitato da un luogo fisico.
Inoltre, i partecipanti all'evento possono sintonizzarsi da qualsiasi parte del mondo, abbassando la barriera d'ingresso per coloro che non hanno potuto partecipare in passato.
Oltre che ogni contenuto o evento virtuale realizzato con la piattaforma Connect viene realizzato da noi e per te quindi devi solo occuparti della organizzazione dell'evento.
Sei casi d'uso per eventi virtuali
Lo spazio degli eventi online si sta espandendo: non ci sono più solo le emittenti televisive ma sempre più aziende e brand stanno realizzando i propri.
Con così tanti eventi che diventano virtuali, diamo un'occhiata ad alcune tipologie di eventi.
Eventi interni
Questi eventi sono per i dipendenti all'interno di un'organizzazione. La programmazione varia da una riunione veloce di 30 minuti a un evento di un'intera giornata. Gli eventi interni tipici includono riunioni a tutti gli effetti , formazione dei dipendenti, kick-off di vendita o eventi a livello aziendale.
Interagire con i propri dipendenti, collaboratori e partner è molto importante e per questo con Connect hai la possibilità di dialogare ed interagire con il social integrato nella piattaforma.
Conferenze
Le conferenze sono un altro tipo di evento virtuale . Possono durare un solo giorno o più giorni. In genere includono un moderatore o un MC, più relatori e keynote, riunioni di lavoro, attività di networking e altre esperienze per coinvolgere i partecipanti.
Le conferenze attirano partecipanti virtuali interessati ad argomenti di settore condivisi, esperienze di networking e opportunità educative.
Webinar
I webinar sono gli eventi virtuali più brevi. Durano da 30 minuti a un'ora e comunemente funzionano come un canale per attirare nuove lead o per approfondire tematiche o semplicemente comunicare con il proprio pubblico. I webinar sono incentrati sui contenuti fruibili. Le organizzazioni e i creatori che desiderano ampliare il proprio pubblico possono sfruttare i webinar per generare lead, interagire con il proprio pubblico o clienti, aumentare la leadership e autorevolezza, oppure la formazione sui loro servizi o prodotti.
Conferenze
Le conferenze sono una categoria in rapida crescita per gli eventi virtuali . Le organizzazioni stanno adattando le loro esperienze per un pubblico solo online e stanno trovando modi innovativi per aumentare l'entusiasmo.
Gli eventi di arti dello spettacolo possono includere talenti dal vivo, interviste esclusive o altri intrattenimenti dal vivo per mantenere il pubblico agganciato. Attirano anche un pubblico più ampio che si riunisce per celebrare un artista, un tipo di musica, film o intrattenimento.
Qual è la differenza tra eventi virtuali e webinar?
Per fortuna, webinar ed eventi virtuali non si escludono a vicenda! Ecco una rapida ripartizione:
Webinar:
Tipicamente eventi una tantum
Sessione più breve
Tipicamente per la generazione di lead o formazione
Eventi virtuali:
Concentrati sulle esperienze
Sessioni multiple come tavole rotonde, talk e keynote
Più creativo
Inoltre, la scala di un webinar e di un evento virtuale è leggermente diversa.
I webinar sono generalmente eventi più piccoli, gli eventi virtuali sono più grandi, richiedono maggiori investimenti in risorse e attraggono un pool di registrazioni più ampio.
Come pianificare e ospitare un evento virtuale
Ci sono un paio di idee sbagliate sugli eventi virtuali: il primo mito è che puoi copiare e incollare un evento di persona in un evento virtuale. Sfortunatamente, non tutte le esperienze di persona si traducono in uno spazio digitale, specialmente quando stai gareggiando per l'attenzione dei partecipanti e cercando di comunicare il tuo evento.
Con Connect il tuo evento ed il tuo brand sarebbero integrate nella piattaforma televisiva di Canale Europa e a tua scelta potresti distribuire il tuo evento live anche sulle nostre TV App. di Samsung TV Plus, Amazon Fire e Roku.
Il secondo malinteso è che gli eventi virtuali richiedono meno tempo per la pianificazione rispetto agli eventi di persona. A seconda della quantità di contenuti che intendi produrre per il tuo evento.
La realtà è che gli eventi virtuali richiedono altrettanto tempo e attenzione per essere esperienze incredibili.
Quindi, per aiutarti a iniziare subito, abbiamo sei suggerimenti su come realizzare un evento virtuale.
1. Determina gli obiettivi dell'evento virtuale.
Prima di pianificare il tuo evento virtuale, dovrai identificare gli obiettivi dell'evento. L'identificazione degli obiettivi aiuta anche a determinare il tipo di evento virtuale che produrrete.
Porsi le seguenti domande:
Quali sono gli obiettivi del mio evento virtuale?
Si tratta di un evento rivolto verso l'interno o verso l'esterno?
Quante sessioni di eventi prevedi di organizzare?
La registrazione all'evento sarà gratuita, a pagamento o entrambe?
2. Identifica il tuo pubblico di destinazione.
Qualsiasi professionista esperto di eventi ti dirà che il KPI più importante è l'esperienza del partecipante. Assicurati che il tuo evento virtuale colpisca nel segno identificando chiaramente il tuo pubblico in anticipo.
Porsi le seguenti domande:
Chi stai cercando di raggiungere?
Come è necessario raggiungerli?
Come interagirà il tuo pubblico?
3. Contenuti adatti allo streaming.
Il contenuto determina tutto durante la produzione di un evento dal vivo, sarà fondamentale per te decidere bene che tipo di contenuti siano necessari per la riuscita dell'evento.
Cinque componenti per fantastici contenuti di eventi virtuali:
Rilevanza : assicurati che il contenuto in live streaming sia allineato con gli interessi del pubblico previsto e che il contenuto corrisponda alla voce del tuo marchio e ai potenziali clienti e ai clienti target.
Coinvolgimento : mantieni gli spettatori attivi incoraggiando l'interazione con lo streaming (con il gruppo social integrato ). Intrattenere il pubblico farà in modo che i partecipanti ottengano il massimo dal tuo evento.
Valore . Sebbene i partecipanti all'evento siano disposti a immergersi in esperienze di un giorno per eventi di persona, hanno molta meno pazienza per un live streaming di 7 ore. Ricorda di fornire solo i contenuti più pertinenti e coinvolgenti.
Coerenza : se possibile, trasforma l'evento dal vivo in una serie (annuale o meno). "Mantenere coerenti i tuoi eventi è un modo garantito per aumentare la consapevolezza del marchio, coinvolgendo in modo significativo il tuo pubblico."
Takeaways : qual è l'invito all'azione alla fine dell'evento virtuale? Se vuoi convertire il pubblico, assicurati di facilitare l'interazione con lo spettatore al termine dell'evento.
4. Creare una pagina di registrazione dell'evento.
Se stai trasmettendo in streaming un evento per il quale vorresti vendere i biglietti o semplicemente controllarne l'accesso, ti consigliamo di sfruttare una pagina di registrazione e presentazione dell'evento ( Disponibile con la piattaforma Connect) Così puoi facilmente presentare il tuo evento e comunicarlo al meglio.
5. Ottimizza l'esperienza dei partecipanti.
Una piattaforma completa per eventi virtuali può aiutarti a comunicare al meglio i contenuti della tua presentazione , rendere interattiva l'esperienza dei tuoi partecipanti.
Tre must-have di Connect per una fantastica esperienza per i partecipanti :
Pagina di registrazione dell'evento
Una pagina per il tuo evento. Pensa a questo come al tuo luogo virtuale. Questa pagina sarà il punto in cui i partecipanti potranno accedere al link che li porterà alla tua esperienza dal vivo. Per rendere il processo di registrazione facile e senza interruzioni (in modo da poter raggiungere i tuoi obiettivi di lead)avrai ha disposizione un moduli di registrazione personalizzato che includono campi importanti, colori e logo della tua azienda per rimanere fedele al marchio.
E-mail di promemoria dei partecipanti
Una strategia di comunicazione pre-evento è fondamentale per aumentare la partecipazione. Quando qualcuno si registra al tuo evento o webinar con Connect, vengono inviate automaticamente tre e-mail per assicurarsi che possa partecipare e guardare i contenuti in seguito. Personalizza le e-mail in base ai colori, al marchio e ai collegamenti per consentire ai partecipanti di vivere più facilmente il tuo evento nel modo desiderato.
Libreria di contenuti post-evento
Idealmente, l'esperienza post-evento coinvolgerà gli iscritti e i partecipanti anche dopo l'evento. Con Connect tutti i tuoi contenuti saranno disponibili On demand per permettere alla tua audience di fruirli quando e dove vogliono.
6. Rendilo interattivo.
Il tuo compito è far sentire il pubblico che lo guarda come se fosse lì di persona, anche se sta guardando da casa. Per impressionare il tuo pubblico online, fai in modo che la tua esperienza digitale corrisponda al livello di qualità che ti aspetteresti da un evento di persona. Crea un'esperienza coinvolgente con il gruppo social di Connect che permetterà a tutti di: creare post, fare domande, sondaggi, condividere e molto altro.
4 motivi per cui gli eventi virtuali hanno un impatto
Gli eventi virtuali estendono la tua portata.
Abbiamo visto i clienti aumentare la loro copertura di 50 volte trasmettendo in simultanea un evento live connesso anche sui canali social come LinkedIn, Facebook e altri.
Gli eventi virtuali prolungano la durata dei tuoi contenuti.
I tuoi contenuti non smettono di essere preziosi una volta terminata la conferenza online. I video e i contenuti possono continuare a vivere come un'esperienza brandizzata e unica che può continuare a stimolare il coinvolgimento.
Gli eventi virtuali ti permettono di essere creativo.
Con un'esperienza solo online, puoi giocare con i formati di contenuto, portare relatori aggiuntivi come ospiti remoti, esplorare nuovi format e coinvolgere il tuo pubblico in modo televisivo.
Gli eventi virtuali sono qui per restare.
Mentre l'aumento degli eventi virtuali nel 2020 ha aiutato principalmente i partecipanti e gli organizzatori di eventi a riunirsi in sicurezza, è chiaro che il formato è qui per restare.
In effetti, i report delle statistiche sugli eventi virtuali di Vimeo hanno rivelato che il 72% dei partecipanti al sondaggio prevede di partecipare ad altrettanti, se non a più, eventi online una volta che gli eventi di persona saranno tornati.
Per stare al passo con i tempi, gli esperti di marketing dovrebbero considerare come la produzione di eventi virtuali avvincenti che mantengano il coinvolgimento dei partecipanti e si adattino alla loro strategia di marketing e alla crescita del loro business.
